Ministerstwo Cyfryzacji konsekwentnie realizuje strategię cyfryzacji Polski. Od 1 stycznia 2028 r. papier znika z urzędów. Pytanie brzmi: czy urząd zniknie razem z nim w stercie zaległości? Obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją to nie kolejna odległa data z ustawy. To dziesiątki tysięcy urzędników, którzy muszą zmienić sposób pracy. I tysiące jednostek, które nawet nie zaczęły procesu zmian. Z mojej praktyki wdrożeniowej wynika jeden ważny wniosek. Technologia to najłatwiejsze 15% tej zmiany. Najtrudniejsze 85% to ludzie, procedury i porządki w dokumentacji. Od czego zacząć?

Wiesz co wdrażasz?

Największy błąd, jaki obserwuję, to traktowanie EZD jak zakupu programu komputerowego. Kupimy system, informatyk zainstaluje, pójdzie okólnik i działamy. To nie tak. EZD to zmiana podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych. Od momentu wpływu pisma, dekretacja, prowadzenie sprawy i akceptacja, archiwizacja.

Odpowiedzcie sobie na pytanie: jak dziś naprawdę wygląda obieg dokumentów? Nie ten opisany w instrukcji kancelaryjnej. Ten faktyczny. Z pismami leżącymi tydzień na biurku, z teczkami spraw, których nikt nie zamyka od 2 lat. System elektroniczny nie naprawi bałaganu. Bezlitośnie go ujawni i utrwali.

Decyzja kierownictwa — na piśmie i na serio

Wdrożenie EZD, które nie ma jednoznacznego, aktywnego poparcia kierownika jednostki, umiera w ciągu pół roku. Nie chodzi o podpis pod zarządzeniem. Chodzi o to, że wójt, burmistrz, starosta dyrektor sam pracuje w systemie. Akceptuje dokumenty elektronicznie i nie toleruje równoległego obiegu papierowego dla wygody. Jeżeli sekretariat drukuje pisma, żeby szef mógł je położyć na biurku, strategia nie działa.

Praktyczna rada: pierwszym dokumentem wdrożenia powinno być zarządzenie kierownika jednostki powołujące zespół wdrożeniowy. Wyznaczające koordynatora czynności kancelaryjnych i określające harmonogram. To sygnał dla całej organizacji, że temat ma właściciela i termin.

Ludzie przed technologią — właściwy zespół

Zespół wdrożeniowy złożony wyłącznie z informatyków to przepis na porażkę. Kluczowe role w projekcie to:

Koordynator czynności kancelaryjnych — osoba znająca instrukcję kancelaryjną, JRWA i instrukcję archiwalną. W praktyce archiwista zakładowy lub doświadczony pracownik organizacyjny. To będzie najważniejsza osoba procesu wdrożenia.
Informatyk / administrator systemu — odpowiada za infrastrukturę, integracje, konta, uprawnienia i bezpieczeństwo.
Przedstawiciele komórek merytorycznych — osoby z wydziałów o największym wolumenie spraw. Przetestują, czy system pasuje do realnych procesów.
Inspektor ochrony danych — od początku, nie na końcu. EZD to nowy sposób przetwarzania danych osobowych. Trzeba to ująć w rejestrze czynności i przeanalizować pod kątem ryzyka.

Zrób porządek w dokumentacji, zanim ją zdigitalizujesz

Najtrudniejsze 85%. Etap najczęściej pomijany. Przeniesienie chaosu do systemu elektronicznego daje chaos elektroniczny. Audyt kancelaryjno-archiwalny odpowiada na kilka pytań. Czy sprawy są rejestrowane w spisach spraw zgodnie z JRWA. Czy wykaz akt faktycznie odpowiada zadaniom urzędu? Czy pracownicy naginają klasyfikację, bo brakuje właściwych haseł? Czy sprawy są zamykane? Ile zaległości leży w komórkach zamiast w archiwum zakładowym?

Efektem tego etapu powinny być: zaktualizowana praktyka stosowania JRWA, uporządkowane spisy spraw, przekazanie zaległej dokumentacji do archiwum zakładowego. Świadoma decyzja o wyjątkach. Przepisy pozwalają wskazać klasy dokumentacji prowadzone nadal tradycyjnie (tzw. wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania).

EZD RP czy rozwiązanie komercyjne?

Dopiero teraz, mając uporządkowane procesy i wiedzę o własnych potrzebach, warto rozmawiać o technologii.

EZD RP to system budowany przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji i COI. Udostępniany jednostkom sektora publicznego bezpłatnie. Wraz ze wsparciem wdrożeniowym i szkoleniami. Docelowo także w modelu chmurowym (SaaS), co zdejmuje z małych jednostek ciężar utrzymania własnej infrastruktury. System jest integrowany z e-Doręczeniami i innymi usługami publicznymi. Dla większości gmin i mniejszych jednostek to naturalny wybór. Bez kosztów licencji, zgodność z przepisami, rozwój finansowany centralnie.

Systemy komercyjne mają sens tam, gdzie urząd ma nietypowe procesy. Rozbudowane integracje z systemami dziedzinowymi (podatki, USC, gospodarka nieruchomościami). Albo już działający, dobrze przyjęty obieg dokumentów, który wystarczy dostosować. Wtedy jednak trzeba w umowie twardo zapisać zgodność z wymaganiami prawnymi dla systemów klasy EZD, integrację z e-Doręczeniami oraz eksport dokumentacji w formacie pozwalającym na przekazanie do Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Niezależnie od wyboru, przy analizie zwróć uwagę na: sposób odwzorowania cyfrowego wpływów papierowych. Obsługę składów chronologicznych, mechanizm akceptacji i podpisu (podpis kwalifikowany, zaufany, osobisty). Zarządzanie uprawnieniami i zastępstwami oraz raportowanie dla kierownictwa.

Infrastruktura i bezpieczeństwo

Techniczne 15% też trzeba zrobić porządnie. Minimum, które sprawdzam przed każdym wdrożeniem: wydajne skanery z podajnikami w punktach kancelaryjnych. Skanowanie to nowa codzienność sekretariatu. Stabilna sieć. Polityka kopii zapasowych z testami odtwarzania. Uporządkowane zarządzanie kontami i uprawnieniami.

Do tego dochodzą certyfikaty podpisu dla osób akceptujących dokumenty, skrzynka do e-Doręczeń zintegrowana z systemem oraz aktualizacja SZBI (Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji). W przypadku modelu chmurowego, sprawdzenie przepustowości łącza i plan działania na wypadek awarii.

Pilotaż zamiast rewolucji

Sprawdzony schemat wygląda tak: najpierw punkt kancelaryjny i sekretariat. Rejestracja wpływów, odwzorowania, dekretacja elektroniczna). W drugim kroku potem jedna–dwie komórki pilotażowe o dużym wolumenie prostych spraw. Pilotaż powinien trwać co najmniej dwa–trzy miesiące. Kończy się formalnym przeglądem. Co działa, co poprawiamy w konfiguracji, czego zabrakło w szkoleniach.

Na tym etapie warto zdecydować o dacie granicznej. Od kiedy nowe sprawy prowadzimy wyłącznie elektronicznie. Sprawy rozpoczęte w papierze najczęściej rozsądniej jest dokończyć w wersji papierowej.

Efektywne szkolenia

Klasyczne szkolenie z obsługi programu to za mało. Ludzie nie boją się kliknięcia. Obawiają się odpowiedzialności. Czy jak zrobię to w EZD, będzie to zgodne z instrukcją kancelaryjną? Dlatego szkolenia warto prowadzić na realnych sprawach danej komórki i łączyć obsługę systemu z zasadami kancelaryjnymi. I jedna rzecz, o której czasem się zapomina. zaplanuj wsparcie na pierwsze tygodnie po starcie.

Potencjalne błędy

Start od zakupu systemu zamiast od porządków w dokumentacji i decyzji organizacyjnych. Tolerowanie podwójnego obiegu — elektronicznego i papierowego (poza ustalonymi wyjątkami). Pominięcie archiwisty i koordynatora czynności kancelaryjnych. Zbyt szeroka lista wyjątków prowadzonych tradycyjnie. Odkładanie wszystkiego na rok 2027.