Lean Management sposobem na marnotrawstwo w administracji publicznej

Posted on Posted in PUBLIKACJE

Ostatnie dni spędziłem na realizacji projektu szkoleniowego z obszaru Lean Management. Target najtrudniejszy z możliwych: administracja państwowa. Dokładnie: kadra managerska i kierownicza Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.

Ustalenia, definiowanie założeń, pierwsze spotkania i…zaskoczenie. Pozytywne. Urzędnicy nie znają tej dokładnie metody. Ale od jakiegoś czasu pracują metodycznie, w sposób mocno zorganizowany i zestrukturyzowany. Organizowane są nawet spotkania zespołowe, w trakcie których dyskutowane są problemy i sposoby ich ewentualnego, efektywnego rozwiązania.  Z rozmów kuluarowych wynika, że różnie bywa z efektywnością tych spotkań, chociaż sam kierunek i poziom świadomości napawa optymizmem.

Niestety, wiele założeń pozostaje (i chyba pozostanie) w sferze marzeń. Wielka szkoda, metoda Lean pozwala na dużo bardziej efektywną pracę i szybkie rozwiązanie wielu problemów. Trzeba pamiętać o kilku ważnych założeniach:

– Metody Lean nie można narzucić

– Metoda Lean wymaga nowego sposobu myślenia i wykonywania zadań

– Wymagana jest obecność lidera i praca zespołowa

– Efektywność działania musi być dokładnie zdefiniowana i zmierzona

Problemem wielu firm, nie tylko administracji publicznej jest obecność ludzi niekoniecznie kompetentnych. Wiele osób, zwłaszcza w administracji publicznej pracuje z racji powiązań politycznych czy rodzinnych. To spora przeszkoda. Takie osoby mocno opierają się zmianom, nie chcą w żadnym wypadku podlegać ocenie, weryfikacji czy pomiarze efektywności.

Mam do czynienia z wieloma firmami, z różnych obszarów. Nie ma firmy, w której nie można wprowadzić bardziej efektywnych metod funkcjonowania. Lean, od samego początku, definiowany jest jako metoda służąca optymalizacji, redukcji kosztów i eliminacji martnotrawstwa. Według różnych badań, poziom marnotrawstwa w przeciętnej, w miarę dobrze zarządzanej firmie wynosi 50-60 proc. W firmie źle zarządzanej sięga 80-90 proc. Jest wiele przykładów efektywnego działania. W czerwcu 2009 roku amerykański Senat zatwierdził kandydaturę Jeffrey’a D. Zientsa na nowego wicedyrektora Biura ds. Zarządzania i Budżetu (Office of Management and Budget). po raz pierwszy w historii Stanów Zjednoczonych w administracji rozpoczął pracę tak wysokiej rangi urzędnik, do którego obowiązków miało należeć zwiększanie efektywności działania urzędów państwowych, podnoszenie wydajności pracy oraz ograniczanie marnotrawstwa i biurokracji. W tym samym roku pracownicy urzędów i agencji rządowych zgłosili ponad 38 tys. propozycji usprawnień i oszczędności w pierwszej edycji konkursu SAVE Award.

To w czym naprawdę może pomóc metoda Lean w polskich jednostkach administracji publicznej zdefiniowałbym jako:

  • Większy nacisk na zarządzanie wynikami pracy urzędników
  • Wydajność i efektywność
  • Przejrzystość działania
  • Traktowanie obywateli jak klientów
  • Bardziej elastyczne struktury organizacyjne
  • Nowe metody zatrudniania, wynagradzania i premiowania pracowników służby cywilnej
  • Większa odpowiedzialność za podejmowane decyzje
  • Przekazywanie niektórych zadań firmom prywatnym (outsourcing) – na równych zasadach
  • Wprowadzenie rozwiązań zwiększających konkurencyjność wśród dostawców usług publicznych

Już pierwszego dnia szkolenia widziałem duży opór materii. Zwłaszcza u osób, które pojawiły się w urzędzie w ramach wymiany kadr po zmianie opcji politycznej. OK, to nic nowego. Cały czas mam jednak nadzieję, że poza opcją polityczną wszyscy ci ludzie nade wszystko stawiają dobro urzędu, czyli firmy, która ich zatrudnia.

Znam doskonale genezę Metody Lean, Toyota Production System, Kanban, Kaizen, Zarządzanie wizualne. Uważam, że niektóre elementy można spokojnie wdrożyć w jednostkach administracji publicznej. To firmy z sektora usługowego, których priorytetem powinna być jakość obsługi i zadowolenia klienta (petenta). Wszystko przy optymalnych kosztach i maksymalnej redukcji szeroko pojętego martnotrwstwa. A marnotrawstwo nie tylko papier, czas, prąd. To także niewykorzystywanie czy marnowanie talentu i potencjału ludzi. Zmiany są potrzebne. Im szybciej, tym lepiej.

Dariusz Adamczyk

Time4Mobi

Dodaj komentarz